Cocriando a inovação

via Unsplash

Nota: Esse artigo foi escrito por Caio de Mendonça (UX Designer, TOTVS) e publicado originalmente no UX Lab.

Em Agosto, participei de um bootcamp sobre facilitação em workshops de cocriação e como essa é uma das minhas etapas favoritas durante o processo de design, decidi compartilhar um pouco dos aprendizados do curso e também contar um pouco dos aprendizados aqui no UX Lab.

A etapa de ideação é uma etapa de extrema importância para todo o projeto. Esse é o momento de trazer pessoas que conhecem sobre o assunto tratado no projeto, apresentar o material coletado durante as entrevistas e juntos, criar ideias que possam solucionar o desafio trazido ao grupo. Existem alguns pontos de atenção antes e durante essa etapa e neste texto vou contar um pouco do que aprendi sobre a ideação e facilitação dos workshops de ideação durante o bootcamp, além de contar um pouco de como fazemos aqui no UX Lab.

Papel da pessoa designer

Como designers, precisamos entender qual o nosso papel dentro dos projetos e nesse texto, especificamente durante workshops de ideação. Somos as pessoas motivadoras do grupo, sempre incentivando o diálogo e a geração de ideias. Em alguns momentos, precisamos assumir a posição de pessoas mediadoras, sempre de forma neutra para não gerar mais conflitos. Além disso, precisamos criar esse espaço seguro, onde as pessoas possam se sentir livres para criar sem a pressão do julgamento.

Somos as pessoas guardiãs do tempo, então precisamos garantir que as pessoas continuem engajadas e sigam o estipulado para cada atividade. No modelo remoto, é de extrema importância engajar as pessoas, pois estamos competindo com a vida das pessoas acontecendo do outro lado do computador, qualquer coisa pode chamar atenção dessas pessoas e se não conseguirmos prender sua atenção, vamos perder uma pessoa participante, mas calma, vamos conversar desse ponto mais para frente.

Em resumo, a pessoa designer precisa ser neutra, incentivadora e instigadora de ideias, ter a escuta ativa, flexível quando necessário, uma pessoa gerenciadora de possíveis crises.

O papel do facilitador é planejar e liderar atividades e instruções para ajudar o grupo a pensar melhor em conjunto. Facilitar não significa assumir o controle e ditar o resultado, mas sim permitir que cada participante contribua plena e igualmente e possibilitar um resultado compartilhado e colaborativo que o grupo adote. — NN Group

Planejamento e preparação

Uma das chaves para um bom workshop de ideação é o planejamento e preparação. Nesse momento, é importante separar o conteúdo que será repassado para as pessoas participantes, definir o método que será utilizado durante as dinâmicas e claro, se estiverem em um grupo de designers, deixar tudo separadinho o que cada um vai fazer.

Aqui no UX Lab, normalmente alinhamos todo o planejamento do workshop (definição do método da dinâmica) já na semana de preparação — que é um período que antecede as semanas de projeto, onde focamos em pesquisas preparatórios (desk research), conversas com especialistas de fora do cenário da empresa e preparação. Um grande aliado nesse momento é o Trello.

Definido o método que será utilizado durante as dinâmicas, voltamos para os últimos ajustes um dia antes do workshop, onde incluímos algumas informações referente ao que escutamos durante as entrevistas em profundidade como insights, contexto e falas das pessoas entrevistas. Gostamos de trazer esse material para ajudar as pessoas que não participaram das entrevistas a imergir no problema e necessidade das pessoas usuárias para ajudar na hora de cocriar alguma solução.

Costumamos utilizar o brainwriting nesse momento de cocriação. Essa é uma técnica muito colaborativa que permite até as pessoas que não são tão familiarizadas com desenho ou tecnologia, interagirem e cocriarem uma solução. Um método onde as pessoas adiam o julgamento e ajudam a desenvolver a ideia de outra pessoas. Para entender um pouco mais sobre esse método, clique aqui

Sentir o clima, quebra gelo e alinhamento

Colocar mais de 6 pessoas em uma sala online e pedir para que eles te ajudem a solucionar um problema é uma tarefa complicada e caso você não consiga captar a atenção das pessoas nos primeiros minutos de interação e mostrar valor das dinâmica e da agenda, provavelmente a cocriação não será tão produtiva quanto poderia ser.

Em cada workshop, temos um grupo de pessoas diferentes, sendo assim, é importante entender que para cada workshop o jeito como será conduzido será único. Nesse momento é imprescindível “sentir o clima” desse grupo, sempre gosto de olhar a lista de participantes, ver a função de cada pessoa e entender com o core team qual o papel de cada uma e o motivo dessa pessoas fazer parte da agenda — como essa pessoa vai ajudar no nosso desafio.

Além disso, buscar se comunicar de forma assertiva, trazer termos comuns no dia a dia dessas pessoas e reforçar que como designers não sabemos de tudo, por esse motivo a presença das pessoas convidadas é tão importante.

O quebra gelo é outro ponto muito importante, é onde pode conquistar o grupo o que pode ajudar muito no decorrer do workshop de ideação e pode ser utilizado de várias formas, tudo depende do seu objetivo. Esse momento pode ser utilizado para conhecer um pouco cada pessoa do grupo auxiliando na conexão das pessoas (o que pode ajudar mais para frente durante a cocriação) ou esse momento já pode ser utilizado para dar inicio da resolução do problema.

Durante os projeto, costumamos utilizar esse momento para realmente quebrar o gelo e conectar as pessoas, fazendo uma mini apresentação (se estiver com um número muito grande de participantes também pode ser feita em grupos). Nessa perguntamos o nome da pessoa, o que ela faz na empresa e uma qualidade inútil ou o quem é ela a noite (aquilo que ela faz porque gosta e não por gerar algum ganho).

Exemplo de quebra gelo

O alinhamento é o momento onde colocamos essas pessoas participantes (que não participaram do momento de pesquisa/entrevista) na mesma página. Essa é a hora de um breve resumo do que aconteceu até o momento e contar o contexto das pessoas usuárias, suas necessidades e desafios. Separar esse momento antes de iniciar a cocriação é importante para que as pessoas entendam a importância do workshop e vai auxiliar na geração das ideias.

Aqui no UX Lab, além de uma perspectiva geral do que foi coletado durante o momento de entrevistas, trazemos dois (ou mais, dependendo do projeto) insights, que são historias das pessoas usuárias, além desses insights, também trazemos algumas falas — de forma anônima, tudo isso para trazer essas pessoas de fora do dia a dia do projeto para mais perto.

Ferramentas são legais, mas foque no método

Hoje no mercado existem milhares de ferramentas super interativas e que podem facilitar a condução de um workshop de cocriação, mas não precisa se desesperar na escolha de uma. O importante no momento de cocriar é conseguir extrair dessas pessoas chaves, ideias realmente inovadoras e que possam evoluir e mudar a vida de outras pessoas.

Todo projeto tem seu objetivo e para cada um, podemos utilizar um método que vai ser um melhor auxiliador. Existem diversos métodos e destaco alguns sites que auxiliam muito a pensar fora da caixa quando se trata de métodos:

FunRetrospectives

Service Design Tools

Se souber de algum outro site, me indica :)

Falando um pouco sobre as ferramentas, hoje no remoto, temos uma série de opções e cada dia surge uma nova, aqui no UX Lab utilizamos o Miro como uma ferramenta para board e para essa dinâmica de workshop é uma ferramenta extremamente colaborativa e que não é difícil para pessoas que não tem muito contato com ela, em nossas experiências durante os workshops a resposta das pessoas para essa ferramenta foi bem positiva. Nela conseguimos fazer de tudo, tanto escrever em postits virtuais quanto desenhar #mirolovers. Mas existem outras ferramentas como Mural, Stormboard, Jamboard entre outros.

Exemplo de postits no Miro

Já para as chamadas de audio/vídeo, um opção gratuita e que utilizamos é o Google Meet. Essa é uma opção simples, mas que tem muitas opções interessantes como a possibilidade de separação de salas, perguntas e o chat. Outras opções bem populares são o ZOOM, Microsoft Teams, Skype, Discord entre outros.

Seu amigo, o tempo

Muitas vezes pensamos que o tempo é nosso inimigo durante um workshop de ideação, mas a chave para torná-lo em amigo é o planejamento e um timer box. Durante o planejamento das dinâmicas que serão realizadas no workshop é importante definir previamente o tempo que será dedicado para cada atividade, com isso estabelecido fica muito mais fácil organizar as dinâmicas no decorrer do workshop.

Como lidamos com pessoas, sabemos que as coisas podem sair um pouco do planejado, imprevistos podem acontecer, o workshop pode iniciar depois do horário estipulado, alguma pessoa pode acabar falando mais do que o previsto, ou quem sabe uma queda de internet. Imprevistos podem e vão acontecer — principalmente no modelo remoto e está tudo bem.

Durante esse momento de ideação, o que nos ajuda é o timer. Essa função presente no Miro, ajuda a manter todas as pessoas participantes alinhadas quanto o tempo restante para cada atividade. Essa função permite pausar, incluir musica para o timer e até acrescentar mais tempo, caso seja necessário.

Como encontrar o timer no Miro

Mesmo não gostando de ser o chato do tempo, precisamos entender que as vezes é necessário, então esteja pronto para cortar as pessoas em alguns momentos. Temos um tempo limitado para fazer cada atividade e muitas vezes não consigamos prologar assuntos que não fazem tanto sentido para o projeto. No início da agenda, gosto de informar as pessoas que vamos precisar interromper algumas discussões e já pedir desculpas por isso. Gosto de relembrar a importância da presença delas no workshop e reforçar que vamos fazer isso (interromper as pessoas) apenas para garantir a conclusão de todas as atividades propostas para a agenda. Fazer isso no começo, me deixa mais confortável em interromper as pessoas no decorrer do workshop.

O que sempre me ajuda a levar os workshops com mais tranquilidade é lembrar que as pessoas participantes não sabem todas as coisas que vamos fazer, qual a duração das dinâmicas e com a ordem dessas dinâmicas, sendo assim, caso aconteça algum imprevisto, temos a autonomia de alterar a duração/ordem das dinâmicas, sem impactar na expectativas das pessoas.

O momento de geração de ideias, é uma das etapas que eu mais gosto, cocriar ideias com diferentes pessoas e ver os resultados desse momento é algo muito gratificante. Nesse texto, quis trazer alguns dos pontos que me ajudam e espero que também possam te ajudar. Se tiver alguma outra dica, ou se quiser conversar um pouco mais sobre workshop, cocriação, Miro ou outras ferramentas, me chama, vamos conversar :)

Links uteis:

Workshop Facilitation 101 — Nielsen Norman Group

How to facilitate and plan a UX workshop — UI Patterns

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