Não complica, simplifica!
OBS: Artigo criado por João Victor Santos (Design Leadership, DesignOps, Design System &Design Strategy), originalmente publicado aqui.
É fácil falar né? Mas, a prática, é simples?
Bom, deveria ser né? Pra quê dificultar se podemos simplificar?
O complicado não é eficiente
Estamos vivendo a era da “transformação digital” e com isso temos várias e várias metodologias para agilidade e resolução de problemas.
Mas com tanta “transformação” o quanto de fato estamos sendo ágeis no nosso dia a dia?
Pensa comigo: Será que estamos simplificando ou dificultando mais ainda nossos processos?O que mais vejo por aí são processos gigantescos. E na prática? Está funcionando? As pessoas executam? Ou melhor ainda, elas entendem? No fim, só servem como um desenho bonito cheio de setas de um lado para o outro.
Não é porque um processo possui 50 etapas que ele é mais eficiente do que um que possui 5 etapas. É aí que entra simplicidade, ou melhor, a simplificação das coisas.
Eu acredito muito no “big picture thinking”, a habilidade de enxergar o todo. E conhecendo o todo, podemos simplificá-lo e melhorá-lo não é mesmo?
O complicado não é eficiente.
Mas na prática como podemos então tornar os processos mais simples? Para isso, primeiro precisamos entender melhor o que são processos.
Mapeando processos
Os dois tipos mais comuns são os processos gerenciais e os operacionais.
- Processos gerenciais: Transformam informações em decisões.
- Processos operacionais: Transformam insumos em produtos e/ou serviços.
85% das razões das falhas que comprometem as expectativas do cliente são relatadas por deficiência em sistemas e processos… Acredito que a insatisfação não seja somente do cliente/usuário mas também da equipe que está bem no meio dessa zona toda 😶
Etapas de um processo eficiente
- Conhecer os processos atuais — a mais importante etapa, saber quais são e como funcionam os processos atuais.
- Identificar oportunidades — tendo uma visão macro podemos identificar falhas e assim sugerir melhorias e otimizações.
- Criar soluções — aqui a simplicidade deve ser o principal critério pra desenvolver soluções eficientes e eficazes.
- Implantar a solução — apoiar, facilitar e orientar a execução.
- Medir o resultado — monitore a eficácia, o que não é medido não pode ser melhorado.
- Prover melhorias contínuas — é um ciclo sem fim, isso mesmo :)
Existem alguns métodos que auxiliam na construção, como por exemplo, o SIPOC que nos traz uma visão mais completa (fornecedores, entradas, processos, saídas e clientes/usuários). Outra metodologia interessante, mas que na minha visão é mais utilizado em industrias é o Diagrama de Spagheti que serve basicamente para otimizar espaços e caminhos percorridos durante a execução de uma tarefa.
Mas como o objetivo deste post é falar sobre simplicidade e eficácia, não poderia deixar de fora o 5W2H. Acredito que esse método seja mais que suficiente para responder muito das questões na etapa de melhorias de processos, principalmente na apresentação de suas ideias.
Não confunda simplicidade com algo “simples”
O foco aqui é na eficácia, nada adianta sermos eficientemente bons em coisas que não geram valor. Então é nosso dever trazermos equilíbrio aos processos, tornar o complexo funcional e o eficiente mais eficaz.
Quer uma dica? Crie colaborativamente, mas mantenha a sanidade para gerar discussões que realmente levam a alguma solução.
Pra finalizar… Use e abuse do K.I.S.S principle 😄
João Victor Santos (Design Leadership, DesignOps, Design System &Design Strategy) é facilitador do Bootcamp Design Ops, junto com Paulo Aguilera Filho.
