Tenha uma agenda (e procure cumprir o que está lá!)

Esse artigo é sobre um dos tópicos da publicação que fiz na semana passada: disciplina. Se você, como eu, tem dificuldade para se organizar, sofre com TDAH ou alguma outra coisa que tira os seus pés do chão e quando vê, está em Nárnia, continue lendo.

Uma agenda pode ajudar você
Não tem nada mais objetivo e com maior poder de transformação para desenvolver disciplina que ter uma agenda. Na época da faculdade, eu morava em uma república (notadamente, batizada de República dos Camarões), perto da PUC-PR. Éramos em 5 amigos (eu, de Minas, dois de Goiás e dois do interior de São Paulo). Lembro que vi na parte interna da porta do armário de um deles, uma folha A4 com anotações que estavam divididas da seguinte maneira:
- dias da semana
- horas do dia
- tarefas
- lazer
Esse cara fazia inglês, estágio, faculdade e mais um monte de coisas que eu não recordo mais, mas, tava tudo lá: até a hora de acordar e dormir. O Leandro, nome dele, prosperou na área que escolheu (turismo — curso que fez com ele passasse, pelo menos até nossa última conversa — por nada menos que 21 países. Esse era o objetivo dele).

Meu modus operandi
Eu geralmente faço a lista do que terei que fazer na noite anterior — mas se você gosta de acordar mais cedo e programar seu dia pela manhã, também é válido. Feita a lista de tarefas, seleciono aquelas 3 ou 4 que são prioritárias.

Eu classifico as tarefas da seguinte maneira:
- Tarefas que podem ser executadas entre 2 e 5 minutos
Do tipo: resolva de uma vez! Pode ser responder um email, uma mensagem no whats ou responder uma dúvida de alguém do time no slack.

- Tarefas que vão ocupar o meu dia e que exigem planejamento
Essas são geralmente aquelas tarefas mais complexas ou estratégicas, como projetos, campanhas, estruturação de processos, planos de ação etc. Como eu não vou poder dedicar 100% do meu dia exclusivamente a esse tipo de tarefa, geralmente eu trabalho em etapas. Conheço pessoas que não curtem esse modelo porque acham difícil voltar a uma tarefa depois de ter passado por tantas outras — mas isso é muito pessoal.

- Tarefas que dependem exclusivamente de mim
Se eu não fizer, ninguém vai fazer, então…

- Tarefas que precisam de mim e de outras pessoas
Tarefas que envolvem o seu time ou outras áreas do negócio ou aquelas decisões macro que geralmente são tratadas entre sócios ou equipe sênior. Nesse caso, uma coisa é de extrema importância: ter um processo de documentação do que foi tratado para evitar o disse não disse e aquele jogo do “ué, essa tarefa tava com você!”.

- Tarefas que eu posso delegar
Essas também merecem bastante atenção e um processo muito bem definido — e bem simples — mas que às vezes passa batido (no meu caso): nomear a pessoa responsável pela tarefa. Dica: independente de ser a tarefa de uma área, squad etc, nomeie uma — e apenas uma — pessoa como responsável. Nomear a pessoa passa a responsabilidade para ela e dá o que todo colaborador — de uma maneira ou de outra — quer: autonomia. Se você acredita nas pessoas que trabalham com você, que elas tenham responsabilidades para poder crescer.

- Tarefas que podem ser descartadas ou guardadas para outra ocasião
Outra coisa que leva um tempo enorme para aprender: dizer não. E como uma simples palavra pode impactar seu dia, seu trabalho e sua vida: dizer “não”. Se você realmente sabe que aquela tarefa não irá acrescentar em nada nos resultados do seu negócio, descarte. Se ela vai impactar — mas não no momento — coloque no seu backlog. Eu sei que não é fácil, mas é necessário.

Seu compromisso com a agenda
Depois que você começa a usar sua agenda e procura cumprir com pelo menos parte dela todos os dias, vai se cobrar quando não atingir sua meta e acredite: esse desconforto é necessário para desenvolver o hábito da disciplina. Eu tento cumprir pelo menos 70% da minha agenda diária. Claro que nem sempre consigo, mas, o hábito está sendo plantado — e é o que de fato importa.
Uma coisa que eu uso para ver o progresso do meu dia é dar um check em cada uma das tarefas finalizadas.

Agenda além do trabalho
Falei basicamente de tarefas do dia-a-dia de trabalho, mas acho muito importante que você tenha essa agenda dividida entre as tarefas do trabalho e as outras que você faz diariamente. Na minha agenda eu faço tudo de maneira muito simples: divido a folha do meu caderno em duas colunas: a coluna da esquerda são as tarefas do trabalho e, no canto direito eu coloco os lembretes de coisas que tenho que fazer no dia — hoje, essa parte está assim: pilates, tocar, meditar, ler, estudar, mercado. Tudo muito simples, mas são os lembretes que eu preciso ter.

E você, tem uma agenda? Como faz para dividir o seu tempo? Compartilha comigo.

Artigo por Renato “Minas” Buiatti, educador e cofounder da How.