Workshops de cocriação: princípios do Design Sprint e recomendações.

Facilitação de workshops de cocriação é um processo que inclui planejamento, preparo e condução de equipes, abordando técnicas e táticas de engajamento de grupo, organização de atividades e facilitação de processos para o desenvolvimento de projetos e produtos de maneira colaborativa.

Entre as metodologias utilizadas em Facilitações de workshops de cocriação, os destaques ficam por conta do Design Thinking e do Design Sprint. É sobre essa última que iremos falar um pouco.

O QUE É DESIGN SPRINT?

Design Sprint é uma metodologia desenvolvida pelo Google Ventures para resolver problemas complexos e dar forma à projetos, em um curto espaço de tempo e com equipes multidisciplinares. O formato tradicional prevê 5 dias de imersão total envolvendo da pesquisa até os testes do produto com os clientes. Veja como são distribuídas as atividades nesses cinco dias de tirar o fôlego:

1. Segunda-feira: UNPACK

Os membros da equipe apresentam sua visão sobre o problema e analisam os pontos comuns e divergentes. Nesse dia é criada uma user story e definido o escopo da semana.

2. Terça-feira: SKETCH

Cada membro da equipe trabalha sozinho criando suas soluções para o problema. Depois, a equipe analisa e vota nas melhores soluções.

3. Quarta-feira: DECIDE

Seleção das melhores ideias, refinamento das melhores soluções e, no fim do dia, escolha de uma única ideia para prototipar.

4. Quinta-feira: PROTOTYPE

Quinta é o dia da prototipagem. O importante aqui é não perder tempo e ser o mais produtivo possível. O desafio é finalizar o dia com o protótipo pronto.

5. Sexta-feira: TEST

Dia de testar o protótipo do produto com potenciais usuários e colher os feedbacks. Depois disso, é o momento de reunir a equipe e decidir sobre a sobrevivência ou não da ideia.

Definição de Equipe e de desafios
Quando falamos em Design Sprint, dois temas que são determinantes para o sucesso de uma empreitada: a equipe e o desafio certos.

Começando pelo desafio: para Jake Knapp, o autor do livro Design Sprint, quanto maior o desafio, melhor o sprint. Se você está iniciando um projeto que vai levar meses ou anos, um sprint será um ótimo pontapé inicial. Ainda assim, é bom que se compreenda que os sprints não são apenas para projetos de longo prazo.

Abaixo listamos três situações desafiadoras em que o sprint pode ser utilizado:

- Altos riscos: um sprint é uma chance de conferir os mapas de navegação e virar o leme na direção certa antes de seguir viagem.

- Tempo insuficiente: se você e sua equipe estão com o prazo apertado, o sprint pode ser uma ótima opção. Como o próprio nome sugere, a essência do sprint é a velocidade.

- Projetos Estagnados: todos sabemos o quanto é difícil iniciar projetos importantes e que, em algumas situações, o projeto pode perder seu impulso inicial. Em casos como esses, um sprint pode agir como um propulsor: uma nova abordagem para a solução desses problemas.

Equipe*

Para que sua experiência de Design Sprint seja bem-sucedida, é necessário ter a equipe certa. Para Jake Knapp, você deve começar a montar sua equipe pelo que ele denomina de Definidor, que é a pessoa que oficialmente toma as decisões no projeto.

Para o autor, uma boa equipe deve ser composta por pessoas com os seguintes perfis:

- Definidor: como já foi citado, é aquele que tomará as decisões.

- Especialista em finanças: alguém que atue como diretor financeiro, desenvolvimento de negócios ou com conhecimento na área.

- Especialista em marketing: pessoas com com cargos de diretor de marketing, gerente de comunidades, RP, analista de marketing, comunicação e planejamento.

- Especialista no consumidor: pessoas com expertise no criação e realização de pesquisas, atendimento ao cliente, vendas etc.

- Especialista em tecnologia/logística: aqui, o ideal é trabalhar com engenheiros e profissionais com conhecimentos técnicos.

- Especialista em design: que podem ser gerentes de produtos ou designers, preferencialmente.

Ainda nessa lista, é necessário incluir o papel do Facilitador, que será o responsável pela administração do tempo, dos debates e do processo. Para Knapp, não é uma boa ideia que o Facilitador assuma também a função de Definidor. O autor sugere ainda que a pessoa para assumir essa função possa ser alguém que não trabalha com a equipe.

*Para Knapp, não é necessário que sua equipe seja composta por um especialista para cada habilidade — essas pessoas podem ocupar mais de uma função no projeto — e também não é necessário a inclusão de todos os papéis citados acima (isso pode ser flexibilizado de acordo com o perfil e envergadura do projeto que será criado).

Atenção:
Para aplicar os princípios de Design Sprint em workshops de cocriação não é necessário que você utilize-os by the book. A ideia é que você possa utilizar esses princípios de acordo com as necessidades do desafio que você tem pela frente.

Dito isso, apresentamos algumas dicas e passos para facilitação de workshops de cocriação que poderão auxiliar você:

Os bastidores de um workshop de cocriação em 5 passos:
Prepare
Defina o objetivo do projeto, o grupo de pessoas que será convidado, o espaço/localização, a agenda — incluindo as atividades e o tempo para cada uma delas -, as ferramentas necessárias e o tempo total para a sua realização.

Ofereça experiência
Crie o ambiente necessário para que as pessoas compartilhem suas experiências e exercitem a empatia. Certifique-se que todos se envolvam ativamente, contribuam e se sintam úteis.

Inclua atividades práticas
Desenvolva atividades práticas pensando nos diferentes perfis dos participantes e priorizando o engajamento. Adicione tempo suficiente para que as pessoas possam colocar em prática suas novas habilidades.

Defina os breaks
Workshops são eventos imersivos, que exigem muito dos participantes. Tenha certeza de incluir breaks a cada período de tempo e atividades físicas para que as pessoas se movimentem — mesmo coisas simples, como mudar as equipes de lugar (em casos de eventos presenciais), por exemplo — e mantenha a energia alta.

Faça um check-list
- verifique se a programação está coerente com o grupo de participantes.

- equilibre o tempo entre as atividades práticas, pausas e atividades físicas.

- crie o seu roteiro para a abertura do workshop — incluindo o objetivo, a apresentação das atividades, tempo de duração — e para as instruções de cada atividade.

- certifique-se que o local esteja preparado (mesas, cadeiras, projetor, sistema de áudio) — para eventos presenciais

- revise os materiais que serão usados (lápis, canetinhas, borrachas, post-its, folhas ou plataformas digitais que serão utilizadas, como o Miro, por exemplo).

10 recomendações para facilitação de workshops de cocriação
Para finalizar, listamos 10 (na verdade, 11!) recomendações para facilitação de workshops de cocriação. Esse checklist foi criado por Gisele Raulik, facilitadora do Bootcamp Facilitação de Workshops de Cocriação, da How Bootcamps.
Confira:

0 — Comece pelo objetivo — sempre
Faça com que o objetivo esteja claro durante todo o workshop.

1 — Preparação é chave!
Simule os riscos, antecipe conflitos e mantenha o foco na entrega dos objetivos.

2 — Instruções claras e resultados bem definidos
Qual o passo a passo da tarefa? Como comunicar um passo por vez? Qual o resultado esperado?

3 — Bons templates fazem toda a diferença
Como o participante irá interagir com o material?
Instruções e dicas são sempre bem-vindas!

4 — Balanço entre engajamento e expectativa
Mantenha o equilíbrio entre como será o dia e qual o resultado esperado. Tenha um elemento surpresa.

5 — Jogo de cintura para adaptar o plano
E se os resultados não estiverem de acordo? E se a equipe não estiver produzindo o esperado? E se a técnica não estiver funcionando?

6 — Registre tudo
Processo, resultados de cada etapa, apresentações e… sorrisos!

7 — Planejar um workshop é um trabalho de composição
É necessário entender o tempo de cada parte do seu workshop. É necessário cadência.

8 — O tempo como aliado
Mescle pressão e dinamismo para não deixa a peteca cair. Crie mecanismos para medir o tempo.

9 — Responsabilidade com o resultado
O facilitador tem o compromisso de fazer uma entrega para o cliente.

10 — Fator WOW/Serious Fun
O workshop precisa ser uma experiência marcante.

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Aprenda facilitação de workshops de cocriação com a Gisele Raulik (Cofundadora da DUCO Design Intelligence) no Bootcamp Facilitação de Workshops de Cocriação.